La burocracia oficial causa retardos y daños irrecuperables

La burocracia oficial causa retardos y daños irrecuperables
Jairo Larotta Sánchez *
En base a las malas experiencias que sufrimos los profesionales venezolanos para todas las tramitaciones ante los organismos estatales, anotaremos algunos tips sobre ese tremendo cáncer que constituye la burocracia, a la cuál el Presidente Chávez le declaró la guerra para exterminarla.La burocracia se nutre de la poca capacidad gerencial que tienen instituciones públicas y privadas, o de su escasa o inexistente intención de producir resultados tangibles que ayuden a su organización. Pero las ramificaciones burocráticas dentro de las propias organizaciones, son metástasis de un cáncer muy dañino que crean barreras impresionantes a la efectividad organizacional. Purgar la burocracia forma parte de las tres políticas para la transformación exitosa de cualquier institución pública o privada:
1) Concentrarse en la mejor calidad del producto y volumen del mismo,
2) Crear organizaciones ágiles y rápidas,
3) Eliminar la burocracia.
Para combatirla es necesario enfocarse en los tres procesos básicos en cualquier organización los cuales son:
1) El aprendizaje organizacional,
2) Asignar recursos para fortalecer las operaciones, y
3) Desarrollar el talento y las destrezas de las personas que trabajan para la organización, incluyendo el desarrollo de su iniciativa y creatividad, y la capacidad de innovar.
Para todos los venezolanos la burocracia es una verdadera amenaza, un cáncer enquistado en la estructura de las organizaciones. Cuando reflexionamos que “las mayores pérdidas son desconocidas o imposibles de conocer, y posiblemente ni siquiera estén bajo sospecha”, comprendemos que nos hemos acostumbrado a ver la burocracia como algo natural que forma parte del paisaje de las organizaciones.La burocracia tiene ciertas características comunes que es preciso conocer.
1) Una organización burocrática es aquella cuyo principal objetivo es mantener a la gente ocupada haciendo nada ....inventando qué hacer. Entendamos que este trabajo no es necesariamente ni útil ni productivo, simplemente la gente que no tiene nada que hacer quiere sentirse ocupada, y para esto busca cosas con las que entretenerse; cada quien busca algo que piensa que sirve, aunque no sirva.Las consecuencias de este proceso las hemos vivido en nuestros intentos de sacar una licencia de conducir, una constancia oficial de cualquier tipo, cuando llega una cuadrilla de reparación de cualquier servicio público, donde uno trabaja y los otros cinco “ayudan”; un gran desperdicio de tiempo, de dinero, y pocos resultados.
2) La burocracia tiene una inercia hacia el crecimiento, en el entendido que mientras más grandes sean, más difíciles son de eliminar, y no les falta razón. Por ello una organización debe ser sumamente prudente ante los pedidos de “más personal” bajo el argumento que hay demasiado trabajo y no hay tiempo suficiente. La estadística mundial dice que el 60% de lo que hacemos es innecesario, redundante o no agrega valor al producto, es una cruda realidad. Acceder a estas peticiones sin una evaluación concienzuda lo único que garantiza es que su burocracia va a crecer, y su efectividad a decrecer.
3) Las burocracias no responden a las necesidades y requerimientos de sus clientes o usuarios, sino a quienes les pagan. Así como las dos primeras características de la burocracia son especialmente evidentes en las instituciones oficiales, vemos esta última con frecuencia en las organizaciones privadas; donde aquellos que han logrado escalar a posiciones de poder construyen las llamadas “Islas Operativas” estableciendo verdaderos reinos donde se sienten amos y señores, crean fronteras virtuales o físicas, y barreras de acceso en la forma de “políticas” reales, inventadas o manipuladas, cuya interpretación no responde a las necesidades del organismo en ninguna forma, sino a sus fines de subsistencia y ejercicio del poder; produciendo deformaciones importantes en el rol que les corresponde realizar, como veremos más adelante.
4) Las burocracias tienden a encontrar su mejores posibilidades de crecimiento y supervivencia precisamente en la organizaciones menos democráticas, aquellas donde el mando y la planificación están centralizados.
¿Quién podrá poner seriamente en duda que el poder de un millonario sobre mi, así sea él mi jefe, es muchísimo menor que el poder que posee el más insignificante burócrata que, por disponer de la autoridad coercitiva del Estado puede, a discreción, resolver cómo se me permitiría vivir y trabajar?Pero usted no tiene que ser empleado público para encontrarse en una situación de dependencia tan poco deseable. En las empresas, con frecuencia, encontramos situaciones equivalentes donde pequeños grupos de poder, verdaderos inhibidores del progreso hacen uso de cualquier clase de argumentos, reglamentos, políticas o condiciones para evitar que las cosas fluyan, a menos que las necesidades particulares de la burocracia enquistada queden satisfechas. La única organización capaz de sobrevivir en una burocracia es aquella cuya supervivencia es independiente de su desempeño. ¿Qué tipo de organización puede sobrevivir sin tomar en cuenta cuan mal se desenvuelve? Una que es subsidiada, que no tiene que ganarse su supervivencia. Esto ocurre especialmente en las empresas e instituciones del Estado.¿Cuáles son las áreas de una organización más susceptibles de caer en los riesgos de la burocracia? Aquellas que son la única fuente de producto o servicio requerido por otras partes de la organización, por ejemplo: contrataciones, pagos, contabilidad, procesamiento de datos, y recursos humanos; aquellas que usan dichos productos y servicios pero no los pagan directamente y son subsidiados, contribuyendo a incrementar los gastos generales; los "proveedores" internos que prefieren dejar a “suficientemente bueno” tranquilo, creando condiciones en las cuales ellos pueden sobrevivir y hasta crecer, no importa cuán mal se desempeñen. Por supuesto, la corrupción hace acto de presencia para financiar la burocracia.El proceso básico de una empresa pública o privada es llevar productos y servicios a sus clientes y consumidores. Este proceso no es independiente sino que forma parte de todo un sistema más complejo que también incluye a los proveedores de servicios e insumos; al proceso productivo (Procesos Internos) que crea los productos y servicios que la organización genera o, los clientes de la organización, y una retroalimentación activa para rediseñar y mejorar los productos y servicios, cerrando el ciclo.Los procesos internos están constituidos por un área de inteligencia, organización y dirección, generalmente constituida por la Junta Directiva, Presidencia, Alta Gerencia, las áreas de inteligencia de mercado, desarrollo de productos, etc.La columna vertebral del sistema es la parte más importante de toda institución. Ella es la que crea los productos y servicios que los clientes y usuarios van a adquirir, y de hecho es la generadora de los recursos líquidos de la institución si es privada. La integran las áreas de producción, control de calidad, almacenamiento y despacho, y las áreas de venta, servicio al cliente, atención post venta, apoyo técnico y cumplimiento de garantías, las de mayor contacto directo con el cliente y/o el consumidor. La columna vertebral de toda institución o empresa debe operar en forma fluida y expeditaLas actividades de apoyo son las áreas que dan servicio al proceso que genera los productos y servicios. Sus servicios deben ser expeditos, eficientes, oportunos y de calidad. Estas actividades las integran las áreas de Administración y Finanzas, Recursos Humanos, Computación y Sistemas, etc. Las áreas de apoyo están allí para apoyar, no para en entrabar. Lo aquí descrito constituyen los focos más importantes de retardo de la mayoría de las instituciones públicas del Estado venezolano, cuyas consecuencias son los retardos y daños irrecuperables especialmente en labores de infraestructura y servicios. Creemos que el mayor éxito de la revolución bolivariana estará en reducir los malos efectos de la burocracia. Para ello las autoridades de esos organismos deben interceder de manera rápida, efectiva y eficiente, de lo contrario las pérdidas y corruptelas acabarán con los excelentes planes de reconstrucción de nuestra nación.
(*) Jairo Larotta - Ingeniero Civil, M.Sc. CIV No. 8.511 - Presidente Defensores del bolívar - Email: jairolarottas@cantv.net